Avant de se demander ce qu’une machine pourrait faire à votre place, il faut savoir ce que vous refaites à l’identique chaque semaine. Ça ne se devine pas de mémoire, et la liste qu’on établit de tête est presque toujours à côté. Voici comment la construire en une semaine.

Posez une feuille près du téléphone

Une feuille, un stylo, à l’endroit où vous travaillez le plus. Chaque fois que vous refaites quelque chose que vous aviez déjà fait à l’identique, une ligne. Le nom de la tâche, rien d’autre.

Prenez du papier plutôt qu’un fichier : il est déjà ouvert et vous n’avez pas à décider où le ranger.

Au bout d’une semaine, relisez. Les répétitions qui ressortent ne sont presque jamais celles auxquelles vous pensiez. Un artisan qui croyait perdre son temps sur ses factures découvre qu’il a renvoyé la même adresse d’atelier par SMS presque tous les jours. Une ostéopathe de Versailles s’aperçoit qu’elle recopie chaque soir les rendez-vous du lendemain pour préparer ses rappels. Un garagiste de Coignières retrouve dix fois dans sa semaine la phrase qui explique ses horaires du samedi.

Notez aussi ce que vous refaites une fois par mois. Le relevé des heures, la déclaration de TVA, le message envoyé aux clients qui ont un contrat d’entretien. Ces lignes-là comptent autant, parce qu’elles tombent toujours au mauvais moment.

Triez la feuille avec deux questions

La première : est-ce que ça part toujours du même événement ? Un rendez-vous fixé la veille pour le lendemain, une commande qui arrive par mail, un devis envoyé il y a huit jours et resté sans réponse. Si le déclencheur change à chaque fois, ou s’il dépend de votre humeur du matin, la ligne n’est pas une candidate.

La seconde : pouvez-vous énoncer la règle à voix haute en une phrase ? « La veille à 18 h, on envoie un SMS de rappel aux rendez-vous du lendemain. » Si la phrase demande trois « sauf si », la tâche n’est pas encore mûre, et le travail consiste d’abord à décider la règle.

Reste un point moins évident : il faut pouvoir vérifier après coup que la chose a bien été faite. Sans trace, vous ne saurez pas si le rappel de mardi est parti, vous irez le vérifier à la main, et l’intérêt disparaît. Quand nous mettons ce genre de chose en place, une alerte nous prévient dès qu’une opération échoue.

Cochez sur votre feuille les lignes qui passent les deux questions.

Barrez tout ce qui engage votre entreprise

Un prix, un délai, un accord, un devis, une réponse à quelqu’un de mécontent. Ces messages-là partent de vous, quelle que soit la machine qui les a préparés.

Le scénario n’a rien de théorique. Une réponse automatique annonce une intervention jeudi parce que le tableau des disponibilités n’a pas été mis à jour, vous êtes complet, et personne ne s’en aperçoit avant le jeudi matin, quand le client appelle pour savoir où vous êtes.

C’est aussi la limite à connaître quand on se sert d’une IA pour rédiger. Elle ne connaît ni vos tarifs ni vos délais, et elle ignore votre façon de traiter un client fâché. Quand elle l’ignore, elle a tendance à inventer une réponse qui a l’air juste. Elle rend service pour dégrossir un texte ou pour trier des demandes qui arrivent en vrac. Ce qui en sort passe par quelqu’un avant d’arriver chez un client, et c’est la règle que nous appliquons quand nous automatisons une tâche chez un client.

Barrez donc de votre feuille tout ce qui engage l’entreprise vis-à-vis de quelqu’un. Il restera moins de lignes.

Commencez par une seule, avec le doigt sur l’envoi

Prenez la ligne la plus fréquente. Une seule. Celle qui revient tous les jours plutôt que celle qui vous agace le plus.

La façon prudente de s’y mettre tient en une phrase : le message est préparé automatiquement et vous attend dans vos brouillons. Vous appuyez sur envoyer. Vous voyez passer chaque cas pendant quelques semaines, y compris ceux auxquels personne n’avait pensé.

Au bout d’un mois, vous savez sur quoi vous pouvez lâcher la main. Quand la première tourne seule et que vous avez cessé d’y penser, la deuxième est plus facile à choisir : elle est déjà sur la feuille. Rien n’oblige à aller plus loin si la première suffit.

Une dernière chose. Ce qui part tout seul finit par ne plus être regardé, et c’est ce qui arrive aux formulaires de contact qui cessent d’envoyer les messages sans prévenir personne. Mettez-vous un rappel tous les trois mois pour vérifier que le SMS de la veille part toujours.

À faire cette semaine

Posez la feuille aujourd’hui, près du téléphone, et tenez-la jusqu’à lundi prochain. Rien d’autre.

Si vous voulez prendre de l’avance, cochez au fur et à mesure les lignes dont vous pouvez énoncer la règle en une phrase. Le tri sera déjà fait lundi matin.